In apertura ci si indirizza al destinatario della lettera con il titolo di cortesia (es.: “Eccellenza”, “Altezza Reale”, Rev.mo Monsignore), di regola scritto a mano e con inchiostro scuro.
Il corpo della lettera non dovrebbe mai essere troppo lungo e, se il rango del destinatario lo richiede, va redatto in terza persona.
In chiusura si inserisce un’espressione di saluto (di regola a mano, come per l’apertura) più o meno formale a seconda della relazione tra mittente e ricevente. In genere, alle alte cariche, si rivolgono “l’espressione /i sensi della mia più alta stima/considerazione”.
In alcuni casi si suole accompagnare la lettera in lingua originale da una traduzione, come nel caso delle lettere scritte da un Capo di Stato a un altro.
L’indirizzo del destinatario compare di norma nella prima pagina anche se si tratta di una lettera composta da più pagine ed è scritto in basso a sinistra, sotto la firma.