Ministri degli Esteri di Italia, America Latina e Caraibi

Roma, 10/10/19

La IX Conferenza Italia-America Latina e Caraibi per un Servizio #SuMisura

  • Come gestire fluidamente e senza intoppi l’arrivo, i trasferimenti e il soggiorno di 30 Delegazioni straniere?
  • Come garantire la corretta erogazione dei servizi e il supporto necessario al buon esito della Conferenza?
  • Come personalizzare il servizio?

È con piacere che condividiamo la nostra esperienza con l’IILA, l’Istituto italo-latino americano, nell’ambito della IX Conferenza “Insieme per una crescita sostenibile” tenutasi lo scorso 10 ottobre al Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale.

La conferenza, aperta dal Ministro degli Esteri Di Maio e dal Presidente dell’IILA, Ambasciatore del Paraguay Melgarejo, ha visto l’ampia partecipazione di Ministri, Vice Ministri e alti funzionari di governo giunti dalla regione latinoamericana e dai Caraibi per trovare politiche comuni nella lotta al crimine transnazionale e promuovere nuove iniziative ad alto contenuto di innovazione soprattutto per ciò che riguarda la “green economy”.

Come gestire la logistica di un programma che cambia in continuazione

Le principali necessità dell’IILA quale Organizzazione Internazionale erano due: gestire la logistica e coordinare il programma di numerose delegazioni provenienti da diversi Paesi e dare un servizio il giorno dell’evento il più possibile in linea con il contenuto  focus della conferenza. A tal fine, il servizio, oltreché professionale, doveva essere

  • flessibile, in grado di adattarsi alle diverse esigenze, sia individuali che di gruppo
  • personalizzabile in linea con il concept guida della crescita sostenibile.

La consulenza

L’impegno maggiore di Easy Diplomacy è stato quello di pianificare con ampio anticipo tutti i servizi al fine di assicurare lo svolgimento sicuro e regolare del programma della Delegazione, dagli alberghi ai trasporti. Date di arrivi e partenze dei Delegati estremamente variabili, soggette a cambiamenti continuativi, imponevano policy di cancellazione elastiche con tutti i fornitori dei principali servizi ed una inter-mediazione continuativa.

Il tutto è stato seguito e coordinato da Easy Diplomacy con un referente dedicato che ha affiancato l’IILA e le Ambasciate coinvolte, anche in lingua, in ogni fase logistica.

Il contenuto focus della conferenza, invece, ci ha ispirato a fornire un servizio ecosostenibile che quindi per coerenza è stato realizzato con l’utilizzo di materiali biodegradabili e rigorosamente plastic free, tutto questo sia per l’allestimento che per il materiale tipografico e di consumo, con l’inserimento nel  menu anche di piatti vegani e vegetariani.

Come sempre, l’intero Team di Easy Diplomacy è sceso in campo per essere pronto ad affrontare tempestivamente qualsiasi imprevisto. Una esperienza significativa  che ha arricchito la conoscenza dei bisogni del Mondo Diplomatico ed Istituzionale e fornito a noi tutti numerosi spunti per perfezionare ulteriormente il servizio.

Un sentito ringraziamento all’IILA per l’opportunità, la fiducia e la collaborazione.

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